Pagrindinis šios programos tikslas - sukurti ir dirbti su duomenų bazėmis, kurios gali būti susietos tiek su mažais, tiek dideliais verslais. Su juo bus patogu valdyti duomenis, redaguoti ir saugoti informaciją.
„Microsoft Office“ programinės įrangos programa „Access“ skirta dirbti su duomenų bazėmis.
Naujos duomenų bazės kūrimas
Žinoma, prieš pradedant darbą, turėsite sukurti arba atidaryti esamą duomenų bazę.
Atidarykite programą ir eikite į pagrindinį meniu spustelėję komandą „Failas“ ir pasirinkite elementą „Kurti“. Sukūrę naują duomenų bazę, jums bus pateiktas tuščias puslapis, kuriame bus viena lentelė arba žiniatinklio duomenų bazė, leidžianti naudoti programoje įmontuotus įrankius, pavyzdžiui, savo leidinius internete.
Be to, norint maksimaliai sukurti naują duomenų bazę, naudotojas turi galimybę pasirinkti šablonus, kad sukurtų tam tikrą užduotį orientuotą duomenų bazę. Beje, tai gali padėti jums greitai sukurti reikiamą lentelės formą nenustatant nieko rankiniu būdu.
Duomenų bazės pildymas informacija
Sukūrus duomenų bazę, būtina užpildyti ją atitinkama informacija, kurios struktūra turėtų būti iš anksto apgalvota, nes programos funkcionalumas leidžia jums užfiksuoti duomenis keliais būdais:
- Dabar patogiausias ir paprastiausias informacijos struktūros tipas yra lentelė. Pagal savo galimybes ir išvaizdą „Access“ lentelės nėra labai skirtingos nuo „Excel“ lentelių, kurios savo ruožtu labai supaprastina duomenų perdavimą iš vienos programos į kitą.
- Antras būdas įvesti informaciją yra formos, jos šiek tiek panašios į lenteles, tačiau suteikia daugiau vizualaus duomenų rodymo.
- Norėdami apskaičiuoti ir rodyti informaciją iš savo duomenų bazės, pateikiamos ataskaitos, leidžiančios jums analizuoti ir apskaičiuoti, pavyzdžiui, savo pajamas arba sandorio šalių, su kuriomis dirbate, skaičių. Jie yra labai lankstūs ir leidžia atlikti bet kokius skaičiavimus, priklausomai nuo įvestų duomenų.
- Naujų duomenų gavimas ir rūšiavimas programoje atliekamas per užklausas. Jų pagalba galite rasti konkrečių duomenų tarp kelių lentelių, taip pat kurti arba atnaujinti duomenis.
Visos minėtos funkcijos yra įrankių juostoje, skirtuke „Kurti“. Čia galite pasirinkti, kurį elementą norite sukurti, o atidarytame „Konstruktoriuje“ pritaikykite jį.
Duomenų bazės kūrimas ir informacijos importavimas
Sukūrę naują duomenų bazę, vienintelis dalykas, kurį pamatysite, yra tuščias stalas. Tai galite padaryti rankiniu būdu arba užpildyti ją kopijuodami reikiamą informaciją iš interneto. Atkreipkite dėmesį, kad kiekviena jūsų pateikta informacija turi būti dedama į atskirą stulpelį, ir kiekvienas įrašas turi turėti asmeninę eilutę. Beje, stulpeliai gali būti pervadinti, kad būtų galima geriau naršyti jų turinį.
Jei visa reikalinga informacija yra kitoje programoje ar šaltinyje, programa leidžia nustatyti duomenų importą.
Visi importo nustatymai yra atskirame skirtuke valdymo skydelyje, kuris vadinamas „Išoriniai duomenys“. Čia „Importuoti ir jungtis“ srityje pateikiami galimi formatai, įskaitant „Excel“ dokumentus, prieigą, tekstinius ir XML failus, interneto puslapius, „Outlook“ aplankus ir pan. Pasirinkus reikiamą formatą, nuo kurio informacija bus perduota, jums reikės nurodykite kelią į failo vietą. Jei jis yra bet kuriame serveryje, programa turės įvesti serverio adresą. Importuodami susidursite su įvairiais nustatymais, kuriais siekiama teisingai perduoti duomenis prie „Access“. Vykdykite programos instrukcijas.
Pagrindiniai raktai ir stalo santykiai
Kuriant lentelę, programa automatiškai paskirsto kiekvieną įrašą unikaliu raktu. Pagal numatytuosius nustatymus jis turi pavadinimų stulpelį, kuris praplečiamas pridedant naujus duomenis. Šis stulpelis yra pagrindinis raktas. Be šių pagrindinių raktų, duomenų bazėje taip pat gali būti laukų, susijusių su kitoje lentelėje pateikta informacija.
Pavyzdžiui, turite dvi lenteles, kuriose yra susijusi informacija. Pavyzdžiui, jie vadinami „diena“ ir „planas“. Pirmoje lentelėje pasirinkus lauką „Pirmadienis“, galite susieti jį su bet kuriuo „Planavimo“ lentelės lauku, o kai nukreipiate žymeklį ant vieno iš šių laukų, pamatysite informaciją ir susijusias ląsteles.
Tokie santykiai palengvins jūsų duomenų bazės įskaitomumą ir tikrai padidins jo patogumą bei efektyvumą.
Norėdami sukurti santykius, eikite į skirtuką „Darbas su duomenų bazėmis“ ir „Santykių“ srityje pasirinkite mygtuką „Duomenų schema“. Atsidariusiame lange matysite visas tvarkomas duomenų bazes. Pažymėtina, kad duomenų bazėse turi būti specialių laukų užsienio raktams. Mūsų pavyzdyje, jei norite rodyti savaitės dieną arba skaičių antroje lentelėje, palikite lauką tuščią, skambindami į dieną. Taip pat sukonfigūruokite laukų formatą, nes jis turėtų būti vienodas abiem lentelėms.
Tada, atidarę dvi lenteles, vilkite lauką, kurį norite susieti, į specialiai paruoštą lauko raktą. Atsidarys langas „Redaguoti ryšius“, kuriame pamatysite atskirai pasirinktus laukus. Siekiant užtikrinti, kad abiejų susijusių laukų ir lentelių duomenys pasikeistų, pažymėkite langelį „Duomenų vientisumo užtikrinimas“.
Prašymų kūrimas ir rūšys
Prašymas yra veiksmas programoje, kurios dėka vartotojas gali redaguoti arba įvesti informaciją į duomenų bazę. Iš tiesų, prašymai skirstomi į 2 tipus:
- Pasirenkamieji prašymai, dėl kurių programa gauna tam tikrą informaciją ir atlieka skaičiavimus.
- Veiksmų užklausos, kuriomis į duomenų bazę įtraukiama informacija arba ištrinamos.
Pasirinkus „Užklausos vedlį“ skirtuke „Kurti“, programa atliks tam tikro tipo užklausos kūrimo procesą. Vykdykite instrukcijas.
Prašymai gali labai padėti jums tvarkyti duomenis ir visada nurodyti konkrečią informaciją.
Pavyzdžiui, galite sukurti rinkimų užklausą dėl tam tikrų parametrų. Jei norite matyti informaciją apie tam tikrą datą ar dienos dieną visą laiką, galite nustatyti panašų užklausą. Pasirinkite „Query Designer“ („Užklausos dizaineris“) ir juo reikia lentelės. Pagal nutylėjimą, prašymas bus pasirenkamas, paaiškėja, jei žiūrite į įrankių juostą su mygtuku „Selection“ (pasirinkimas). Kad programa ieškotų tikslios datos ar dienos, kurią jums reikia, suraskite eilutę „Pasirinkimo sąlyga“ ir įveskite frazę [kokia diena?]. Atminkite, kad užklausa turi būti įterpta į kvadratinius ginklus [] ir baigiama klausimo ženklu arba dvitaškiu.
Tai tik viena iš užklausų naudojimo galimybių. Iš tiesų, naudodami pagalbą, galite kurti naujas lenteles, pasirinkti duomenis pagal kriterijus ir tt
Tinkinti ir naudoti formas
Naudojant formas, vartotojas galės lengvai peržiūrėti kiekvienos srities informaciją ir perjungti esamus įrašus. Naudojant ilgalaikius duomenis, formų naudojimas supaprastina darbą su duomenimis.
Atidarykite skirtuką „Kurti“ ir suraskite „Forma“ elementą spustelėdami, kur bus rodoma standartinė forma pagal jūsų lentelės duomenis. Atsiradę laukai su informacija yra susiję su visais pokyčiais, įskaitant aukštį, plotį ir kt. Atkreipkite dėmesį, kad jei lentelėje yra santykiai, juos pamatysite ir galėsite konfigūruoti tame pačiame lange. Programos apačioje pamatysite rodykles, kurios leis jums atidaryti kiekvieną lentelės stulpelį nuosekliai, arba iš karto pereiti prie pirmosios ir paskutinės. Dabar kiekvienas iš jų yra atskiras įrašas, kurio laukus galite pritaikyti spustelėję pelės mygtuką „Pridėti laukus“. Tokiu būdu pakeista ir įvesta informacija bus rodoma lentelėje ir visose prie jo pridedamose lentelėse. Nustatę formą, turite ją išsaugoti paspausdami klavišų kombinaciją „Ctrl + S“.
Pranešti apie kūrimą
Pagrindinis ataskaitų tikslas - pateikti vartotojui bendrą lentelės santrauką. Ataskaita, kurią galite sukurti visiškai, priklausomai nuo duomenų.
Programa leidžia jums pasirinkti ataskaitos tipą ir pateikti keletą iš jų:
- Ataskaita - automatinė ataskaita bus sukurta naudojant visą lentelėje pateiktą informaciją, tačiau duomenys nebus sugrupuoti.
- Tuščia ataskaita yra tuščia forma, kurių duomenis galite pasirinkti iš reikiamų laukų.
- Ataskaitos vedlys - padės jums pereiti prie ataskaitos kūrimo proceso ir grupuos ir formuos duomenis.
Neteisingoje ataskaitoje galite pridėti, ištrinti ar redaguoti laukus, užpildyti juos reikiama informacija, sukurti specialias grupes, kurios padėtų atskirti tam tikrus duomenis iš kitų ir daug daugiau.
Aukščiau yra visi pagrindai, kurie padės jums susidoroti ir pritaikyti „Access“ programą sau, tačiau jos funkcionalumas yra gana platus ir suteikia galimybę tiksliau derinti čia aptartas funkcijas.